أهمية البريد الإلكتروني في تنمية اعمالك التجارية والمهنية
كيف تكتب بريدا إلكترونيا مهنيا باحترافية؟
أن تحدث تغييرا جدريا في العالم هذا أمر جيد،
ولا يستطيع فعله إلا أصحاب الإرادة القوية، والأهداف الواضحة، وهذا ما فعله “راي توملينسون” احد المبرمجين الأمريكيين في 1971 حيث أرسل اول
بريد إلكتروني في العالم ولأول مرة في التاريخ ! وأحدث بذلك تغييرا جدريا
في التواصل بين الناس، والشركات المهنية، والغريب في الأمر أنه نسي حتى ما أرسله
في بريده الإلكتروني وكان قد أرسله لنفسه !
رغم اندثار العديد من وسائل التواصل الاجتماعي
وظهور اخرى كالفيس بوك والتويتر، ضل البريد الإلكتروني على هرم تكنولوجيا التواصل،
في المراسلات الشخصية، الرسمية، المهنية، وحسب إحصائيا اجريت في 2017 فإن 86%
من رواد الأعمال يفضلون استخدام البريد الإلكتروني، ويصل عدد ‘’الايمايلات’’
أي البريد الإلكتروني إلى 149.513 في كل دقيقة، حيث يرجح الوصول إلى 2.9 مليار
مستخدم لخدمة البريد الإلكتروني عام 2019.
يعتبر البريد الإلكتروني من اهم الوسائل التي
تحقق أرباح كبيرة في التسويق، وبناء العلاقات، والتواصل بين الناس، وإدارة مشاريع
ضخمة عن بعد، ولما له من اهمية قصوى في حياة رجال العمال خاصة، والموظفون، والناس
عامة، فتصفح البريد الإلكتروني يتم في الطريق للعمل أثناء، العطل، وحتى أثناء
مشاهدة التلفاز، وأيضا أثناء تصفح الفيس بوك! فهل فكرت مليا كيف تكتب بريدا إلكترونيا فعالا باحترافية
في عملك، أو نشاطك التجاري لتحقق الأهداف المرجوة والنتائج المتوخاة منه؟
سنقوم بمساعدتك في مدونة السراج المنير بمساعدتك لتصل
وتحقق أهدافك!
وتحمل الآخرين على قراءة بريدك الإلكتروني! وهذا ليس بمهمة سهلة يتقنها الكل هم صفوة من
الخبراء، حتى غالب المديرين ورجال الأعمال لا يستعطون ذلك! سأقدم لك كخبير في
الأوت لوك 2010Outlook
و Outlook 2016 بشهادة من مايكروسوفت كيف تفعل ذلك.
ميزات البريد الإلكتروني:
مجاني:
اهم ميزات أي برنامج معلوماتي المجانية عند غالب الناس وعامتهم، مجاني في التسجيل والاستخدام،
وعملي حيث إذا استخدم باحترافية كبيرة يرفع من عدد الزيارات لموقعك، وأداة تسويقية
ذات فعالية عظيمة لعروضك التجارية، وبتكلفة جد منخفضة.
المهنية:
يعد البريد العادي قديما من اهم الوسائل المهنة المستعملة في ريادة الأعمال مما
يطفي على مستعمليه المهنية والاحترافية، أكثر من غيرها، وكذلك اليوم البريد الإلكتروني
من اهم وسائل الاتصال بين المهنيين والمحترفين، والمسوقين العالميين، بدل الرسائل
الفورية، أو الشات، لما يتصف به صاحبه من مهنية واحترافية كبرى.
الفاعلية: لأنه
متاح للجميع، ويتميز بسهولة استعماله، ويتحدى الموقع الجغرافي، ولا يتقيد بعدد الرسائل،
ويمكنك تتبعه، والاحتفاظ به في الواردات او الصادرات، وترتيبه حسب اهميته أو
اولويته، وتخطط ليوم وساعة إرساله وإن كنت غائبا! كما يمكنك عقد اجتماعات وإلغائها
او التغير في محتوى الدعوات أتوماتكي! ووضع كل عميل او مرسل في ملف خاص وبألوان
مختلفة داخل البريد الإلكتروني.
كيفية كتابة بريد إلكتروني محترف
أن تجعل بريدك الإلكتروني من بين المئات التي
يستقبلها الشخص في بريده الإلكتروني يوميا، بل كل ساعة، وتجعله ينقر على رسالتك
انت بالضبط، وان لا يلغي تتبع لأخبارك، ومستجداتك وعروضك التجارية والفكرية، ليس بأمر
سهل، وهذا لا يتأتى إلا بطريقة احترافية، فكيف يمكنك إقناع الآخرين بفتح رسائلك؟
موضوع الرسالة:
47
من المائة هم من يقررون فتح رسائلهم انطلاقا من
موضوع الرسالة، فل نكن اكثر واقعية ! وننطلق من انفسنا ماهي
الرسائل التي يمكننا فتحها من بين وابلا من الرسائل التي نتلقاها في اليوم، فانا
مثلا أتلقى اكثر من 100 رسالة يوميا على بيردي الإلكتروني بالمتوسط!
لذلك فالموضوع او عنوان الرسالة هو الشيء
الوحيد الذي ستقرر اعتمادا عليه هل ستفتح الرسالة ام لا، فإن لم يكن ملفتا فيقينا
لن تفتحه، واحتمال فته سيكون ضئيلا جدا.
فالبريد الإلكتروني الذي يحمل قيمة سيحصل عليها
المتلقي، عرض لمنتوج بسعر منافس جدا، مصلحة شخصية، القصص المثيرة، خبرا جديدا من اهتماماته،
فكل هذه المواضيع تثير فضول القارئ للاطلاع السريع على بريدك الإلكتروني.
تقديم وعود خيالية او كاذبة، واخبار عناوين
مخالفة للمضمون من أسباب إلغاء المتلقي الاشتراك معك في قائمتك للبريد الإلكتروني،
وكتابتك لعنوان يحس المتلقي ان الرسالة كتبت له خصيصا وليس لألاف الأشخاص، يجعله
يفتح الرسالة، وإن أرسلتها حقا لملايين الأشخاص! ويعتبر طرح الأسئلة في مواضيع
البريد الإلكتروني او أرقام إحصائية من أكثر الرسائل الإلكترونية التي يتم فتحها، احذر
ما يفعله أغلب اصحاب المواقع الإخبارية من المواضيع أي العناوين المخالفة
للواقعية، والمضمون!
المحتوى او المضمون:
بعد إقناع المتلقي لفتح رسالتك، فمهمتك الاكبر قد
بدأت للتو! أن يرضى على قراءتها، وان لا
يندم على فتح رسالتك أصلا! لذا يجب ان تكون رسالتك قصيرة، تتحدث عن موضوع واحد،
وتطلب منه فعل واحد، حتى لا يتشتت المتلقي، وأن تحتوي على جمل قصيرة جدا ذات معنى
واضح، لأن المتلقي أول ما يقوم به هو مسح بصري لرسالتك! فلا تزعجه!!
يجب ان يكون هدف الرسالة واضح ليعرفه القارئ،
وتحقق هدفك من رسائلك الإلكترونية، فلا تتحدث عن نفسك، او تجارتك، ومنتوجك الذي
تريد بيعه له! قدم له الجديد الذي سينفعه في عمله، في تحقيق اهدافه، طموحاته،
ومعلومات جيدة يستفيد منها في تحقيق متمنياته كيفما كانت المعرفية او الاقتصادية
او الاجتماعية، اجعل منتوجك وسيلة وليس هدفا او غاية في رسالتك! صدقني سوف تحقق
أرباحا طائلة جدا!
العناصر الأساسية لمحتوى الرسالة:
- التحية؛ والسلام، ثم اسم المتلقي،
مما يعطي انطباعين لرسالتك، أولا انها ليس من روبوت، وأنك تحترمه شخصيا بذكر اسمه
الثنائي او الثلاثي حسب ثقافة العميل! مهما كان عدد المرات التي ترسل له فيها
بريدك الإلكتروني ولو مليون مرة، لا تنسى هذه النصيحة.
- التعريف باسمك؛ إذا كانت رسالتك
ستصله لأول مرة، لذا يجب ترتيب قائمة قرائك، او عملائك، او متتبعيك أي كان،
حسب عدد مرات راسلتك له، احذر ان تخلط بين متلقي جديد، وآخر تلى عشرات المرات
او مئات المرات بريدك الإلكتروني.
- إذا كنت ترفق المستندات في
الرسالة فالتفت انتباهه إلى ذلك.
- أخبره ما المطلوب منه.
- إنهاء الرسالة بتحية غير تقليدية
او كلاسيكية.
- استخدم التوقيع، حيث يتضمن اسمك، شعار
شركتك، ورقم الهاتف، وهذه التقنية تمنحها لك خدمة البريد الإلكتروني حيث تقوم
بها مرة واحدة، ويرسل توقيعك اوتوماتيكيا في أي رسالة ترسلها في كل مرة.
نصائح مهمة:
ü
لا تكتب
رسالةً أو ردّا على رسالة إذا كنت غاضبا، أو مصابا بالإحباط،
ü
تحرى
اوقات إرسال الرسالة للأشخاص، فالأشخاص المؤثرين مثلا، فاعلم أنهم في العادة يحبون
تصفح البريد في الصباح الباكر أو في وقت متأخر من الليل، فتحرى تلك الأوقات لإرسالها.
ü
استخدم
لغة مهذبة، يجب أن تستخدم لغة مهذبة على نحو: (فضلا، يُرجى، آمل.. إلخ).
ü
تجنب
إرسال بريد إلكتروني باسم غير شخصي أو اسم غامض فذلك يقلل من فرص إقبال المتلقي على
قراءته، ويفضل أن يكون البريد الإلكتروني المهني مرسلا من بريد الشركة.
ü
إذا
كنت ترسل بريدا إلكترونيا مهنيا من بريد الشركة، فيجب أن يتّسق البريد مع صوت الشركة
وقيمها.
ü
تجنّب
العبارات السلبية التي يمكن أن تنفّر المتلقي، نحو: (أعتذر على إزعاجك، أعتقد أن… إلخ).
ü
قبل
أن تضغط كلمة “إرسال”، راجع الرسالة مرات عديدة،
ü
إذا
لم تتلق الرد الفوري، تجنّب الإلحاح، وامنح المتلقي مدة زمنية أكثر مرونة لكي يقرأ
الرسالة ويردّ عليك، يمكن أن تعيد إرسال رسالة تأكيدية أخرى بعد ذلك لكي تُذكّر المتلقي.
لتستخدم البريد الإلكتروني بشكل فعال في التسويق، استخدم
نظام إرسال الرّسائل الإلكترونيّة بشكلٍ
آلي إلى المشتركين عندما تحقّق تلك الرّسائل
معايير معيّنة تستدعي إرسالها.
