5 نصائح لإدارة الاجتماعات الفعالة
عادة ما تسرق الاجتماعات جُلَ وقتنا، فهناك اجتماعات يومية وأسبوعية وشهرية وربع سنوية ونصف سنوية وسنوية واجتماعات لجان واجتماعات خاصة بمشاريع واجتماعات خاصة بالقسم واجتماعات مع المدير المباشر والسلسلة تكاد لا تنتهي. ولكن المردود من هذا الاجتماعات عادة ما يكون أقل من المأمول، بالإضافة إلى أن الوقت المستغرق في هذه الاجتماعات قد أثر بالفعل على أمور أخرى كان من الأفضل أن يستغل هذا الوقت لإنجازها. لذا نحن بحاجة إلى التمتع بمهارة إدارة الاجتماعات كونها واحدة من أهم المهارات التي نحتاج إليها للحصول على اجتماعات فعالة تحقق الأهداف المرجوة بدلاً من عقد اجتماعات مملة ومضيعة للوقت.
وللحصول على اجتماعات فعالة وجب التركيز على النقاط التالية:
1. لا تتردد في إلغاء الاجتماع
قبل أن تقوم بتحديد موعد للاجتماع، حدد ما إذا كان هذا الاجتماع يجب أن يعقد أو لا. وذلك لأن في كثير من الأحيان يمكن توصيل نفس المعلومة أو الحصول على نفس غرض الاجتماع باستخدام قنوات أخرى مثل البريد الإلكتروني أو عن طريق مذكرة. فإذا كان هناك طريقة أخرى تؤدي نفس الغرض. قم بإلغاء فكرة عقد الاجتماع على الفور.
2. وجود هدف واضح ومحدد للاجتماع
الاجتماع الناجح يحتاج إلى تحضير قبل الاجتماع ومن أهم ثمار هذا التحضير وجود جدول أعمال يوضح ما هو الغرض من الاجتماع ومدته، والأهداف التي نرجو أن نحققها من عقد هذا الاجتماع.
3. وجود جدول أعمال
قد يكون هناك جدول أعمال ولكن لا يتم توزيعه قبل الاجتماع وهي واحدة من أكبر الأخطاء والتي ينتج عنها وجود أشخاص داخل الاجتماع لا يعرفون ما هو دورهم بالضبط.
4. وجود وقت محدد لكل موضوع
جدول الأعمال يجب أن يوضح وقت محدد لكل موضوع ويجب الالتزام بالوقت المحدد وعدم الإطالة وإنهاء النقاش في أي موضوع مع انتهاء الوقت المحدد له. أيضاً يجب أن يكون عدد الموضوعات المطروحة للنقاش متناسب مع الوقت المحدد. كم من الاجتماعات تنتهي بدون إنهاء جميع النقاط المذكورة بجدول الاجتماع. لذا يجب أن يكون تقدير الوقت بشكل منطقي يتماشى مع عدد الموضوعات التي سيتم مناقشتها
من الأشياء المهمة أيضاً أن تبدأ وتنهي الاجتماع في الوقت المحدد ولا تنتظر دقيقة واحدة. لا تقوم أيضاً بإعادة ما قد تم مناقشته عند حضور شخص بعد بداية الاجتماع لأنك بذلك تكون قد عاقبت الذين حضروا في وقت الاجتماع.
5. تلخيص وتدوين محضر الاجتماع
مما لا شك فيه أنك قد تقوم بتنفيذ كل النقاط السابقة ولكن قد تترك شيء في غاية الأهمية وهو تلخيص ما تم مناقشته وتوضيح ما هو الشيء أو الدور المطلوب من كل شخص بالتحديد وفي خلال أي فترة من الوقت. أيضاً يجب إرسال محضر الاجتماع إلى جميع الحاضرين بعد الاجتماع بما لا يزيد عن 24 ساعة.
محمد سامي
لا تنس الصلاة والسلام على خير الأنام نبينا محمد صلى الله عليه وسلم
وللحصول على اجتماعات فعالة وجب التركيز على النقاط التالية:
1. لا تتردد في إلغاء الاجتماع
قبل أن تقوم بتحديد موعد للاجتماع، حدد ما إذا كان هذا الاجتماع يجب أن يعقد أو لا. وذلك لأن في كثير من الأحيان يمكن توصيل نفس المعلومة أو الحصول على نفس غرض الاجتماع باستخدام قنوات أخرى مثل البريد الإلكتروني أو عن طريق مذكرة. فإذا كان هناك طريقة أخرى تؤدي نفس الغرض. قم بإلغاء فكرة عقد الاجتماع على الفور.
2. وجود هدف واضح ومحدد للاجتماع
الاجتماع الناجح يحتاج إلى تحضير قبل الاجتماع ومن أهم ثمار هذا التحضير وجود جدول أعمال يوضح ما هو الغرض من الاجتماع ومدته، والأهداف التي نرجو أن نحققها من عقد هذا الاجتماع.
3. وجود جدول أعمال
قد يكون هناك جدول أعمال ولكن لا يتم توزيعه قبل الاجتماع وهي واحدة من أكبر الأخطاء والتي ينتج عنها وجود أشخاص داخل الاجتماع لا يعرفون ما هو دورهم بالضبط.
4. وجود وقت محدد لكل موضوع
جدول الأعمال يجب أن يوضح وقت محدد لكل موضوع ويجب الالتزام بالوقت المحدد وعدم الإطالة وإنهاء النقاش في أي موضوع مع انتهاء الوقت المحدد له. أيضاً يجب أن يكون عدد الموضوعات المطروحة للنقاش متناسب مع الوقت المحدد. كم من الاجتماعات تنتهي بدون إنهاء جميع النقاط المذكورة بجدول الاجتماع. لذا يجب أن يكون تقدير الوقت بشكل منطقي يتماشى مع عدد الموضوعات التي سيتم مناقشتها
من الأشياء المهمة أيضاً أن تبدأ وتنهي الاجتماع في الوقت المحدد ولا تنتظر دقيقة واحدة. لا تقوم أيضاً بإعادة ما قد تم مناقشته عند حضور شخص بعد بداية الاجتماع لأنك بذلك تكون قد عاقبت الذين حضروا في وقت الاجتماع.
5. تلخيص وتدوين محضر الاجتماع
مما لا شك فيه أنك قد تقوم بتنفيذ كل النقاط السابقة ولكن قد تترك شيء في غاية الأهمية وهو تلخيص ما تم مناقشته وتوضيح ما هو الشيء أو الدور المطلوب من كل شخص بالتحديد وفي خلال أي فترة من الوقت. أيضاً يجب إرسال محضر الاجتماع إلى جميع الحاضرين بعد الاجتماع بما لا يزيد عن 24 ساعة.
محمد سامي
